NORMATIZAÇÃO: 1º passo para a Gestão da Qualidade

Quando se houve a palavra normatização, a maioria das pessoas sentem uma insegurança na cadeira, um aperto no cinto, uma inquietação que gera até sufoco. Mas por que isso? Porque associamos a normas, no sentido de regras que não podem ser quebradas. Relacionamos aos generais do exército, aos gritos da mãe, e ao rigor da professora, afinal, vivemos em um mundo cheio de normas.

Mas normatização, no aspecto da gestão da qualidade, não tem nada a ver com isso. Normatização, no popular, é transformar tudo aquilo que você faz em seu cotidiano de trabalho em um esquema por escrito de forma que qualquer pessoa que leia este papel, possa de igual forma ou semelhante cumprir aquele procedimento.

Esse papel é a norma. Ela não será cobrada com o rigor que falamos no início do texto. Ela já é cumprida todos os dias. A norma só é criada para que as falhas (desvio da norma) sejam evidentes. Na norma é definido todo o procedimento, material necessário, observações de segurança, responsáveis pelo setor e atividade, entre outros.

A essa norma podemos dar nomes como POP (Procedimento de Operação Padrão), POE (Procedimento de Operação de Equipamento)...

Como já disse, o objetivo da Gestão da Qualidade com a normatização é minimizar as falhas e facilitar a detecção dos erros durante o processo. Tudo deve ser feito de acordo com os procedimentos e registrado.

A normatização é sempre baseada em alguma legislação ou norma de uma instituição regulamentadora do segmento, uma referência, um modelo. Por exemplo, uma farmácia deve ser normatizada de acordo com as regras da ANVISA; uma fazenda que produz laticínios deve ser normatizada pela ANVISA e Ministério da Agricultura.

Existem situações que a organização deseja adquirir alguma acreditação, um certificado de qualidade, para isso ela deve ser normatizada na exigência desta instituição que concederá esta referência.

O processo de acreditação de uma organização para um modelo de gestão da qualidade é desenvolvido com a normatização e um processo de auditorias internas e externas (assunto que veremos em breve aqui no Você e Gestão).

RESPOSTA AO LEITOR: Modelo de Curriculum

O Blog Você e Gestão agradece a participação do Moisés M. Santos de Aracaju-SE que leu a metéria sobre Dicas na construção de um curriculum, e nos enviou um comentário solicitando que fosse postado um modelo de curriculum já preparado.

Assim, Moisés e todos os leitores, abaixo vocês encontram o modelo do meu próprio curriculum para que ajude vocês no que precisarem!

Percebam a importância dada aos contatos, e como as seções são bem definidas: formação acadêmica, Experiências profissionais e Observações.

Na seção observações ainda posso incluir a autoria desse blog que ainda não inseri no curriculum.

Se você também deseja esclarecer algum assunto ou sugerir matérias, envie um email para voceegestao@ymail.com que em breve você será respondido.

EMPOWERMENT: DIVIDINDO PAPÉIS

Já de antemão quero definir com você o que significa essa palavra empowerment que vem do inglês Power que significa força ou poder. Aqui usaremos a definição de poder, e então temos o significado final que quer dizer empoderamento literalmente.

Empoderamento pode ser traduzido como delegar funções. Que na prática é definir claramente o papel de cada um na equipe de trabalho, deixando com que cada membro da equipe assuma riscos e responsabilidades, mas também seja reconhecido e recompensado por seus resultados.

Quando abrimos nossa mente para a liderança e seus efeitos em nossa vida, percebemos que para a realização de projetos não podemos fazer todas as coisas.

John Maxwell, em seu livro as 21 leis irrefutáveis da liderança, afirma que nas tarefas que ele não sabe realizar, ele sempre se une a pessoas que podem o ajudar nestas dificuldades. Por exemplo, se ele é responsável pelo setor de marketing de uma empresa, mas não sabe usar as ferramentas de computação gráfica apenas tem as estratégias de alcançar o público, ele deve ter em sua equipe pessoas capacitadas para realizar aquilo que em sua mente está idealizado.

Não somos super-heróis, não podemos fazer todas as coisas. Em sua equipe de trabalho saiba que aquelas áreas que são de terrenos difíceis para você andar, você encontrará pessoas que poderão passar correndo por este caminho, e o ajudará a chegar mais rápido no ponto final da sua jornada.

Desenvolva a atitude de confiar nas pessoas e assumir a postura da supervisão (dos resultados e não das pessoas) para que elas desenvolvam seus talentos a fim de alcançar a realização pessoal de seus liderados e a concretização de seu planejamento.

TRATANDO AS DIFERENÇAS NO AMBIENTE ORGANIZACIONAL

Há pouco tempo atrás, eu pensava que aquelas pessoas que pensam diferentes de mim são ou de alguma forma um dia seriam meus maiores problemas.

Por que pensava assim? Porque é natural que ninguém queira estar com aqueles que sempre discordam de sua opinião e que a qualquer momento podem levá-lo a ter que se explicar por problemas que não existem, porque estes ficam como serpentes preparadas para o bote, sempre atentas ao mínimo de movimentação.

Então, em meu círculo de relacionamentos, só aceitava aqueles que de alguma forma se assemelhavam a mim e que me fossem sempre úteis, sem me trazer maiores problemas por estar sempre pensando contrário aos meus pensamentos.

Esse é o modelo natural e mais encontrado nos relacionamentos de trabalho, porém ainda há algo mais para conhecer. É preciso encarar as diferenças como oportunidade de crescimento.

Hoje percebo que as diferenças servem para me tornar melhor!

Não estou aqui falando de brigas e desavenças no ambiente de trabalho. Isso é inadmissível, e posso simplesmente chamar de falta de educação e respeito ao companheiro de trabalho. Quando me refiro a diferenças, trato de diferença no ponto de vista, opinião divergente, entre outras coisas.

Quando temos algo como verdade, quase sempre congelamos aquela definição e qualquer outra opinião contrária se torna falsa, porque você assumiu aquilo como verdade e até hoje esta definição atende à sua necessidade.

Mas quando encontramos pessoas que discordam de nosso projeto, ou afirmam que não vai dar certo por estar faltando alguma coisa, ou que as pessoas selecionadas para a execução não são capacitadas suficientemente, é este o momento de rever seus planejamentos.

Com isso também não quero dizer a você que todas as opiniões devem ser aceitas, mas se você está envolvido em algum projeto, ou setor de trabalho, subtende-se que dessa área você entende, daí você saberá qual contribuição oposta à sua deverá ser aceita.

Aproveite as discussões para rever conceitos e valores para que tudo venha para cooperar com sua liderança e seus projetos, e a partir daí verá que aqueles que pensam parecidos com você contribuem para seus planos, mas aqueles que pensam diferentes de você contribuem ainda mais.

Curriculum: Dicas importantes para sua construção

Hoje o curriculum apresenta-se mais moderno e objetivo que há uns 10 anos atrás.

Por ser objetivo, o curriculum deve  apresentar as principais (e não todas) observações importantes sobre a formação e carreira daquele profissional.

No curriculum não pode faltar: dados pessoais (na forma de nome, idade, estado civil e  meios de contato), formação acadêmica (curso, ano de conclusão e instituição de ensino) e experiências profissionais (empresa, ano de contratação, cargo e principais atividades).

E por ser moderno, o curriculum pode ser apresentados em lay-outs bem originais para cada profissão. Por exemplo, um desenvolvedor de sites pode ter seu curriculum num formato de página da web; um design gráfico pode criar bordas especiais e usar sua criatividade nas fontes e diagramação das informações, um consultor de moda pode ter um resumo de suas especialidades em uma etiqueta como se fosse um cartão de visita.

Porém, cuidado com o exagero e com a cultura da empresa que receberá este curriculum. Se for uma organização conservadora, quem deve se adequar é você se seu desejo for a vaga oferecida

Você pode criar em seu curriculum um campo intitulado como INFORMAÇÕES ADICIONAIS onde será possível acrescentar observações como disponibilidade para viagens, turnos para trabalho, publicações, ...

Desenvolva seu curriculum de modo que não ultrapasse 1 página, e não generalize as informações, afinal, nem sempre uma informação é importante para todas as empresa. Procure fazer um curriculum para cada empresa que você procura, alterando cursos de formação complementar que seja útil para aquela organização, pois com isso, você usará seu curriculum estrategicamente.

Dinâmicas de Grupo 1

O TEMPO DE CADA UM

Material Necessário: Cronômetro ou relógio

Objetivo: Tratar das diferenças pessoais.

Procedimento: Pedir que todos os participantes fiquem de pé, e de olhos fechados. Já com os olhos fechados, o mediador orientará os participantes a contarem 1 minuto (somente com o pensamento) e assim que completar este tempo o participante deverá sentarem silêncio.

Assim, será possível observar que ninguém tem sua contagem de tempo igual. Isso poderá introduzir uma discussão sobre diferenças.

VALORIZANDO SEUS PAPÉIS

Material Necessário: 1 folha de papel e 1 caneta para cada participante

Objetivo: Reflexão sobre nossos papéis na sociedade e a importância de cumpri-los

Procedimento: Os participantes serão orientados pelo moderador a escreverem no papel distribuído 5 papéis que eles desempenham na sociedade (pai, filho, empregado, cidadão, cristão, líder, ...).

Em seguida, estes 5 papéis que eles escreveram deverão ser colocados em ordem de importância, sendo do 1º ao 5º mais importante.

Assim, o moderador diz que eles devem riscar o 5º papel (no sentido de eliminá-lo, deixar de cumprir este papel na sociedade), após o desconforto de cada participante, o mediador pedirá para eliminar o 4º papel, e assim, eliminar todos os papéis até o final da dinâmica.

Os participantes saberão que são importantes para a sociedade ou para o grupo que estão inseridos. Eles passarão durante essa dinâmica por uma reflexão profunda a respeito disso.

Ao término, discutir como se sentiram e o que pensaram a respeito de cada um de seus papéis.

A Versatilidade do Novo Profissional

A demanda de informações e as muitas oportunidades de formação acadêmica e vivência com atividades de desenvolvimento de habilidades tem hoje favorecido pessoas na sua carreira profissional.

Nas empresas, quando se contrata uma pessoa para ocupar o cargo de auxiliar ou assistente administrativo, muitas das vezes, contrata-se alguém com nível superior completo em alguma área. Não quero discutir a capacidade dele ocupar a vaga ou  se o recrutamento e seleção foi bem realizado – isso veremos nas próximas publicações – mas quero que percebam que não é necessária uma formação acadêmica para ocupar um cargo como este. Um funcionário deste tipo terá sempre uma gama maior de informações disponíveis e que podem ser utilizadas pela empresa.

Esta pessoa pode ter habilidades de desenvolver softwares, criações digitais, bom atendimento, e não ter estes talentos explorados. Mas todas estas capacidades extras que a pessoa tem, se forem utilizadas estrategicamente fará grande diferença em seu reconhecimento na empresa.

Não posso garantir que, se este for o seu caso, você será reconhecido, ou até mesmo recompensado. Mas garanto que isto lhe garantirá maior estabilidade em sua posição, maior oportunidade para assumir novas oportunidades, e acima de tudo você terá mais respeito de todos os seus colegas e sua liderança será desenvolvida também por aquilo que você é capaz de fazer.

Por isso, sempre aconselho que se a pessoa tem a oportunidade de fazer um curso, que faç!. Nenhuma certificação trará algo de ruim para sua vida, antes acrescentará conhecimento e o ajudará a desenvolver novos talentos.

Não quero me posicionar contra a especialização, confesso que isso é o que defendo. A pessoa deve ter sua área de formação e sua linha de especialização dentro desta área. Mas o ideal que apresento a você, é um especialista versátil que não domina tudo, mas de tudo sabe o suficiente para resolver questões simples do cotidiano, sejam elas manuais ou até filosóficas.

Sou graduado em Gestão de Recursos Humanos e estou me especializando em um MBA em Gestão de Pessoas, porém trabalho auxiliando na coordenação de cursos e assumindo a gráfica dessa mesma instituição. O que gráfica, cursos e gestão de pessoas tem a ver? Respondo que antes disso, trabalhei na fabricação de medicamentos. Piorou? Não!

Compreenda que as necessidades que surgiram, eu como profissional, fui capaz de atendê-las. Tudo isso representou desafios à minha carreira, porém encarei-as como oportunidades de desenvolver minha estabilidade e empregabilidade, como citei.